在頻繁的商貿(mào)活動(dòng)中，香港公司的文件在內(nèi)地或國(guó)際市場(chǎng)上的使用越來(lái)越多。然而，每個(gè)國(guó)家或地區(qū)法律體系均有不同，為了防止偽造文件,文書轉(zhuǎn)遞需要公證認(rèn)證才能在該國(guó)家或地區(qū)有效使用。但對(duì)于非專業(yè)人士來(lái)說公證文件的程序繁瑣、要求復(fù)雜，往往不知所措。

想了解香港公司文件公證， 首先要了解其定義及種類。 香港律師公證是將發(fā)生在香港地區(qū)的法律行為， 具法律意義的事實(shí)及文書進(jìn)行公證以證明其真實(shí)性及合法性。

一般來(lái)說，香港公司的公證文件按其適用地區(qū)， 分為三種：

1.在香港本地使用的香港律師公證;

2.在內(nèi)地使用的中國(guó)委托公證;

3.在世界各國(guó)使用的國(guó)際公證。

一、中國(guó)委托公證公證

香港公司文件在中國(guó)內(nèi)地使用， 需先經(jīng)由中國(guó)司法部授權(quán)的中國(guó)委托公證人公證， 再經(jīng)過中國(guó)法律服務(wù)(香港)有限公司審核、登記和加蓋轉(zhuǎn)遞章后才具有法律效力， 被中國(guó)內(nèi)地相關(guān)部門所接受。 未經(jīng)審核加章轉(zhuǎn)遞程序的證明文書， 不具有公證文書的證明效力和執(zhí)行效力。

中國(guó)委托公證人是由中國(guó)司法部統(tǒng)一培訓(xùn)、考試通過后任命， 職責(zé)是證實(shí)在香港發(fā)生的具有法律意義的行為、事實(shí)、活動(dòng)等， 作用范圍是在內(nèi)地。 內(nèi)地認(rèn)可的香港委托公證人需具備10年以上的律師事務(wù)經(jīng)驗(yàn)， 懂中文交流、起草文件， 具有良好的職業(yè)道德。

中國(guó)委托公證人公證常見用途一般有：

1.香港企業(yè)在內(nèi)地設(shè)立代表處或外商獨(dú)資企業(yè);

2.代表處或外商獨(dú)資企業(yè)的工商信息變更;

3.香港企業(yè)在內(nèi)地投資經(jīng)營(yíng);

4.房屋買賣抵押;

5.法律訴訟;

6.其它各類商業(yè)貿(mào)易行為中需進(jìn)行聲明宣誓或授權(quán)委托代理人。

二、國(guó)際公證人公證

如果需要把香港公司的文件拿到海外其他國(guó)家使用或者證明某些事實(shí)， 則該文件需由國(guó)際公證人進(jìn)行公證。

國(guó)際公證人即為跨國(guó)使用的文書辦理公證的人員, 英文Notary Public。 香港國(guó)際公證人由香港高等法院委任， 國(guó)際公證人律師的名字必須在香港高等法院國(guó)際公證人注冊(cè)記錄冊(cè)上登記注冊(cè)。 主要工作包括擬備、簽立、核證送往海外使用的法律文件。 經(jīng)香港國(guó)際公證人擬備、簽立、核證的文件在全球受到廣泛認(rèn)可。

國(guó)際公證人公證根據(jù)公證文件使用國(guó)家分兩種情況：

（1）海牙認(rèn)證- Apostille(文件用于海牙公約組織成員國(guó))

海牙認(rèn)證又叫Apostille。 是指由國(guó)家政府機(jī)構(gòu)(一般為最高人民法院)統(tǒng)一出具的，對(duì)原認(rèn)證的簽發(fā)人(通常是當(dāng)?shù)毓C處或國(guó)際公證人)所做簽字、蓋章的真實(shí)性進(jìn)行二級(jí)認(rèn)證， 并在原認(rèn)證書上加蓋印章或標(biāo)簽， 這個(gè)過程就叫做海牙認(rèn)證(即加簽)。 海牙認(rèn)證不是對(duì)所需認(rèn)證文件內(nèi)容的認(rèn)證，其二次認(rèn)證是對(duì)原認(rèn)證簽發(fā)人是否有資質(zhì)出具原認(rèn)證文件的認(rèn)證。

在香港做海牙認(rèn)證，文件需先由香港國(guó)際公證人公證， 然后送交香港高等法院認(rèn)證， 即在海牙公約組織成員國(guó)可使用。

海牙公約組織成員國(guó)，目前成員國(guó)有108個(gè)。 如美國(guó)、德國(guó)、法國(guó)、俄羅斯、荷蘭、韓國(guó)、日本、澳大利亞、中國(guó)香港及中國(guó)澳門都是海牙公約組織成員國(guó)。

但中國(guó)大陸并不是海牙公約成員國(guó)之一， 所以需要做海牙認(rèn)證的文件需要通過香港國(guó)際公證人辦理。

（2）使館認(rèn)證-Legalization(文件用于非海牙公約組織成員國(guó))

使館認(rèn)證又叫Legalization。 文書在海外使用時(shí)，但凡雙方國(guó)家一方不是海牙公約組織成員國(guó)， 公證文件需先由國(guó)際公證人公證， 然后送交香港高等法院認(rèn)證， 最后拿到該國(guó)駐香港領(lǐng)事館認(rèn)證;

如果該國(guó)在香港沒有領(lǐng)事館， 則需將香港高等法院加簽后的文件送外交部駐港特派員公署認(rèn)證，然后送該國(guó)駐北京大使館認(rèn)證。

在進(jìn)行國(guó)際公證人公證前律師會(huì)先確認(rèn)文件使用國(guó)家以確定該國(guó)是否海牙公約組織成員國(guó)。 另外，對(duì)于使用不同語(yǔ)言的國(guó)家，在公證文件時(shí)需根據(jù)要求將文件翻譯成該國(guó)語(yǔ)言。

公證文件常見用途一般有：

1.香港企業(yè)在國(guó)際市場(chǎng)設(shè)立分支機(jī)構(gòu);

2.海外銀行開戶;

3.海外投標(biāo);

4.投資融資銀行貸款;

5.法律訴訟;

6.房屋買賣抵押;

7.驗(yàn)證外國(guó)語(yǔ)言的翻譯;

8.其它各類商業(yè)貿(mào)易行為需進(jìn)行聲明宣誓或授權(quán)委托代理人。